Jurnal Perencanaan Sistem Integrasi Proses Bisnis

PERENCANAAN SISTEM INTEGRASI PROSES BISNIS PADA PUSKESMAS SUNGAI DURI

BENGKAYANG

XXXXXXXxxx

Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Pontianak

Jalan Merdeka No. 372 Pontianak, Kalimantan Barat

Email: xxxxxxxx@stmikpontianak.ac.id / xxxxxxxxxxxx@gmail.com

Abstrak: Saat ini Puskesmas hanya menggunakan pencatatan, kartu dan softcopy untuk mendukung kegiatan operasional secara keseluruhan. Banyaknya unit layanan yang berdiri sendiri tanpa terintegrasi dengan unit bisnis yang lainya membuat waktu yang dibutuhkan untuk menjalankan sebuah proses bisnis akan sangat lama. Tujuan penelitian ini adalah menghasilkan sebuah perencanaan sistem teintegrasi terhadap proses bisnis dan meningkatkan koordinasi antara unit-unit yang terdapat dalam struktur organisasi Puskesmas. Metode yang digunakan untuk mengumpulkan data adalah dengan cara observasi, wawancara, dan dokumentasi. Bentuk Perencanaan Sistem Integrasi yang akan dibahas dalam kajian ini adalah menggunakan metodologi Ward and Peppard, dengan masukan berupa analisis lingkungan bisnis internal, analisis lingkungan bisnis eksternal, analisis lingkungan SI/TI internal, analisis lingkungan SI/TI eksternal. Hasil penelitian ini berupa sebuah perencanaan sistem integrasi proses bisnis dengan dukungan sistem informasi yang akan membantu dalam kegiatan operasional Puskesmas dengan adanya satu database sehingga bagian-bagian kerja dapat memperoleh informasi yang tepat dalam waktu yang singkat. Perencanaan sistem integrasi proses bisnis ini menghasilkan suatu arsitektur yang berguna dari Event Process Chain (EPC) bagi Puskesmas untuk merealisasikan antara strategi bisnis dan teknologi informasi.

Kata Kunci : perencanaan sistem integrasi, proses bisnis

 Abstracts:

Recently, local health center only use records, card, and soft-copies to support whole operational activities. The large numbers of service units that stand alone without integration with other business unit makes a process business operating slower. The goal of this research is to produce an integrated system planning towards business process and to increase the coordination between units that contained in health center’s organizational structure . the method that is being used to collect data are observation, interview, and documentation. The form of integration system planning in this research used Ward and Peppard technology, with inputs such as : internal business environment analysis, external business environment analysis, internal IS/IT environment analysis, external IS/IT environment analysis. The research results an integrated business process system planning with system information support that can help health center’s operational activities with only one database so work sections can get an exact information in a short time. Integrated business process system planning results an useful architecture from Event Process Chain (EPC) to Local Health Center to realizing between business strategy and information technology.

Keyword : integrated system planning, business process

1.      PENDAHULUAN

Dukungan sistem yang terintegrasi pada proses bisnis di dalam sebuah perusahaan membuat dalam penyampaian informasi yang tersedia secara cepat dan real time serta pengambilan keputusan terhadap masalah-masalah yang ada secara tepat dan cepat pula. Sistem informasi dalam bisnis sangat berperan penting dalam pengambilan keputusan. Sistem informasi yang tidak terintegrasi akan menyebabkan aliran data menjadi sulit dan adanya duplikasi data. Sistem informasi yang terintegrasi akan mempermudah dan meningkatkan kegiatan operational.

Hingga saat Puskesmas Sungai Duri Bengkayang memiliki lebih dari 21.000 pasien setiap tahunya. Puskesmas Sungai Duri Bengkayang memiliki berbagai pelayanan terpadu diantaranya Unit Gawat darurat (UGD), Instalasi Rawat Inap dan Instalasi Rawat Jalan dan beberapa pelayanan lainnya. Pada saat ini Puskesmas hanya menggunakan pencatatan manual, kartu dan dokumen berupa word dan excel untuk mendukung kegiatan operasional secara keseluruhan. Pencatatan-pencatatan data rekam medik, askes, data obat dan pembuatan laporan masih menggunakan microsoft word dan excel, selanjutnya data akan diserahkan pada unit-unit yang membutuhkan. Komunikasi diantara bagian biasanya dilakukan menggunakan telepon atau karyawan mendatangi bagian yang diperlukan.

Pembatasan masalah pada penelitian ini hanya mencakup pengembangan perangkat lunak untuk proses pengolahan data dan implementasi perencanaan sistem terintegrasi proses bisnis pada Puskesmas Sungai Duri Bengkayang. Tujuan dari penelitian adalah menghasilkan sebuah perencanaan sistem teintegrasi terhadap proses bisnis dan meningkatkan koordinasi antara unit-unit yang terdapat dalam struktur organisasi Puskesmas Sungai Duri Bengkayang. Hasil penelitian dapat dijadikan sebagai bahan masukan bagi pihak Puskesmas dalam mengevaluasi suatu masalah yang ada dan juga sebagai masukan untuk menghadapi persaingan yang ada.

2.      TINJAUAN PUSTAKA

Menurut penelitian terdahulu oleh Ririn Ikana Desanti, Suryasari, Grecia Puspita Gunawan yang berjudul “Analisa Proses Bisnis Sistem Penggajian dan Pinjaman Pegawai Studi Kasus Perusahaan Industri Kertas PT Unipa Daya”. Penelitian ini bertujuan untuk menyelesaikan permasalahan yang terjadi dengan cara melakukan analisa terhadap proses bisnis dari sistem yang lama dan memberikan  usulan rancangan sistem yang baru dengan metode Unified Process. Hasil analisa dari sistem yang lama adalah sebuah daftar kebutuhan sistema atau pengguna (requirementslist) yang digunakan untuk memodelkan rancangan sistem baru yang mampu mengatur proses penggajian dan pinjaman pegawai dengan lebih baik.

Menurut Monk & Wagner (2009), proses bisnis adalah sekumpulan dari  aktivitas  yang memerlukan masukan dan akan menghasilkan  hasil seperti laporan atau perkiraan, yang akan bernilai bagi pelanggan. Laporan atau perkiraan dapat digunakan oleh perusahaan untuk merencanakan apa tindakan yang harus dilakukan selanjutnya.

2.1 Critical Success Factor

Critical Success Factor (CSF) indikator atau factor-faktor yang mempengaruhi kesuksesan suatu perusahaan. Tujuan CSF adalah membuat keputusan dalam menentukan variable-variabel mana yang penting dan variable-variabel mana yang kurang penting dalam menunjang keunggulan kompetitif.

2.2 Value Matrix

Konsep value matrix adalah konsep strategi yang menggabungkan atau mengintegrasikan “physical value chain” dan “virtual value chain” untuk menciptakan suatu keunggulan kompetitif.

Sumber : Indrajit & Djokopranoto, Konsep Manajemen Supplay Chain:dinastido (2002:190)

Gambar 2.1 Konsep Value Chain

Proses Gathering adalah aktivitas pengumpulan informasi atau data mentah terkait dari lapangan yang relevan dengan bisnis perusahaan yang bersangkutan. Proses Organizing adalah aktivitas mengatur informasi yang ada sedemikian rupa sehingga mempermudah proses pengelolaanya berdasarkan karakteristik tertentu. Proses Selecting adalah aktivitas dimana informasi yang telah ada diorganisasikan secara mudah dipilih berdasarkan filter atau criteria tertentu. Proses Synthesizing adalah aktivitas penggabungan beragam informasi yang dipilih menjadi satu buah paket utuh sehingga seseorang dapat dengan mudah menggabungkan informasi yang berkaitan seperti teks, suara, video dan audio ke dalam sebuah paket compact disk. Proses Distribusing adalah aktivitas mengirimkan informasin yang telah diolah kepihak-pihak yang membutuhkannya.

2.3 Diagrm EPC

            

 Sumber : Monk &Wagner, Enterprise Resource Planning: South-Wastern,

Devicion Of Thomson Learning (2009:189)

Gambar 2.2 Posible connectorand triggering combination

3.      METODOLOGI PENELITIAN

Bentuk penelitian pada Puskesmas Sungai Duri Bengkayang dilakukan dengan cara studi kasus. Penelitian ini menggunakan metode Research and Development atau Penelitian dan Pengembangan. Metode yang digunakan untuk mengumpulkan data adalah dengan cara observasi, wawancara, dan dokumentasi. Metode desain penelitin menggunakan metodologi pendekatan top-down atau top down clarification. Metodologi yang digunakan adalah Metodologi Ward & Peppard (2004) yang terdiri dari tahapan masukan yaitu Analisis lingkungan bisnis internal, Analisis lingkungan bisnis eksternal, Analisis lingkungan SI/TI internal, Analisis lingkungan SI/TI eksternal. Untuk tahapan keluaran yaitu Strategi SI bisnis, Strategi TI, dan Strategi Manajemen SI/TI. Beberapa teknik/metode analisis yang digunakan adalah Critical Success Factor (CSF), Value Matrix, dan diagram Event Process Chain (EPC).

4.      HASIL PENELITIANDAN PEMBAHASAN

Tahapan penelitian diawali dengan identifikasi masalah dilakukan dengan cara observasi langsung beberapa unit kerja yang terkait dengan penyelenggaraan proses bisnis pada Puskesmas Sungai Duri Bengkayang. Wawancara dan dokumen dibutuhkan untuk mendapatkan tujuan. Pada tahap ini dibutuhkan wawancara dengan kepala Puskesmas Sungai Duri mengenai pendapatnya. Dari pendapat, dokumen, dan hasil wawancara dengan pihak yang terkait dapat diketahui kekurangan yang sering terjadi dalam organisasi yaitu sulitnya mendapatkan informasi secara cepat karena software yang ada belum terintegrasi.

4.1  Tahapan Masukkan

Analisis lingkungan bisnis internal yaitu melakukan analisis Critical Success Factor, analisis value matrik dan analisis even proces chain. Analisis Critical Success dilakukan dengan mengidentifikasi elemen-elemen penting dari suksesnya sebuah perusahaan. Puskesmas Sungai Duri Bengkayang memiliki faktor-faktor kritis yang dapat digolongkan sebagai berikut: 1) Menyediakan sumber daya manusia (SDM) yang berkualitas: Puskesmas Sungai Duri Bengkayang menyediakan SDM yang berklualitas terkait dengan pekerja-pekerja yang melayani pasien, seperti dokter, perawat, dan staf lainya, dimana profesionalisme kerja menjadi syarat utamanya. Karyawan yang bekerja di Puskesmas Sungai Duri Bengkayang merupakan pegawai tetap dan pegawai honorer sesuai bidang kesehatan yang dibutuhkan saat ini di Puskesmas Sungai Duri Bengkayang.; 2) Menyediakan fasilitas yang maksimal: Pihak Puskesmas menyediakan fasilitas yang maksimal terkait dengan kelengkapan peralatan medis yang menunjang Puskesmas tersebut, khususnya diruang rawat inap, UGD dan juga kelengkapan difasilitas lainnya yang dapat membuat pasien merasa nyaman seperti ruang tunggu dan toilet yang bersih.; 3) Menyediakan ketersediakan obat yang paling sering dibutuhkan pasien: Puskesmas Sungai Duri Bengkayang harus menyediakan stok obat yang paling sering pasien terkait dengan perencanaan dan perhitungan kebutuhan obat, pengelolaan dan pemantauan obat yang baik dalam hal ketersediaan, kelengkapan dan kualitas/mutu obat serta kelengkapan dalam pemenuhan obat ke pasien.; 4) Pelayanan yang baik: Puskesmas Sungai Duri Bengkayang selalu berusaha memberikan pelayanan terbaik guna mendapatkan kepuasan pelanggan sebagai pasienya dan mengurangi waktu tunggu mengenai informasi yang dibutuhkan pasien.; 5) Mengusahakan penetapan harga yang terjangkau: Pihak Puskesmas melakukan penetapan harga yang terjangkau sesuai Perda  Bengkayang no.2 tahun 2001.; 6) Kesetiaan pasien: Nilai baik suatu pelayanan yang diberikan oleh pihak Puskesmas akan menunjukkan kepuasan tersendiri dan akan menekankan rasa ketergantungan pada tahap berikutnya bagi pasien, sehingga seorang pelanggan yang merasa puas cenderung akan memberikan penilaian yang baik dan menjadikan suatu market tersendiri bagi pihak Puskesmas, sebaliknya apabila pelayanan yang buruk maka cenderung pelanggan/pasien akan semangkin menghindar atau pindah ke Puskesmas yang lain.; 7) Data dan informasi yang terintegrasi: Melakukan integrasi terhadap sistem informasi dalam organisasi dan meningkatkan koordinasi antara unit yang terdapat dalam struktur organisasi Puskesmas. Rekam medis, bagian Askes yang terintegrasi dengan bagian pemeriksaan akan mempermudah kegitan operasional Puskesmas. Data pasien yang tidak terintegerasi akan menghambat kinerja Puskesmas Sungai Duri Bengkayang dan besar kemungkinan adanya redudansi data pada saat petugas rekam medik mencatan data medis pasien.

Analisis Value Matriks pada dasarnya setiap titik perpotongan antara physical value chain dan virtual value chain merupakan batas-batas hubungan antara Puskesmas dengan pasien dan mitra bisnisnya. Matrix dua dimensi dengan sumbu koordinat masing-masing mempresentasikan physical value chain dan virtual value chain, maka akan diperoleh suatu peta lengkap peluang bisnis (new market) yang dapat menjadi kerangka pijakan bagi Puskesmas Sungai Duri Bengkayang. Proses gathering di Puskesmas Sungai Duri Bengkayang terjadi pada saat mengumpulkan data-data yang berhubungan dengan informasi pasien dari bagian rekam medik, data bagian askes, jamkesmas, jampersal, dan jamkesda, data mengenai stok obat di Gudang obat, rekam transaksi di masa lalu, data bagian keuangan, data pada bagian tata usaha. Proses ini merupakan kegiatan pengimputan data ke dalam database.  Proses organizing yang terjadi adalah mengelompokkan data yang telah ada dan digabungkan dalam database yang berbeda-beda pada setiap aplikasi yang digunakan. Semua data pasien dan data askes, jamkesmas, jampersal, dan jamkesda dikelola oleh bagian rekam medik, catatan persediaan obat dikelola oleh bagian gudang obat, data keuangan dikelola oleh bagian keuangan. Proses selecting dilakukan dengan mengelompokkan data-data yang ada berdasarkan bulan. Proses ini menggunakan fasilitas filter/short yang ada pada database. Proses synthesizing dilakukan ketika laporan bulanan diperlukan sehingga dibuat menjadi tabel. Proses ini menggabungkan bagian-bagian penting dalam database menjadi satu bagian yang utuh. Proses distributing adalah aktivitas mengirimkan informasi berupa data medis, data askes, jamkesmas, jampersal, dan jamkesda, data keuangan, data stok obat yang akan disebarkan kesemua bagian yang membutuhkan sedangkan laporan akhir akan diserahkan kepada kepala Puskesmas. Proses distributing  akan menggunakan e-mail.

Analisis Even Process Chain Berikut Analisis Even Process Chain yang diusulkan:

Gambar 4.1 Kegiatan Operasional Bagian Askes

Gambar 4.1 menjelaskan bahwa bagian Askes akan mencatat nomor Askes pasien, hal ini berlaku untuk semua pasien baik yang menggunakan jamkesmas, jamkesda dan jampersal sedangkan untuk pasien yang menggunakan kartu jampersal diwajibkan untuk datang periksa kehamilan minimal empat kali dan harus punya Kartu Keluarga (KK) dan Kartu Tanda Penduduk (KTP) dan bagian Askes juga melakukan pembuatan file yang disebut status pasien yang nantinya akan di antarkan ke Poli yang dituju. Status pasien ini nantinya akan diisi oleh bagian Poli atau perawat maupun dokter.

Gambar 4.2 Kegiatan Operasional Bagian Pemeriksaan

Gambar 4.2 menjelaskan bahwa bagian pemeriksaan, dokter atau perawat akan melakukan pemeriksaan atau terapi kesehatan kepada pasien selanjutnya dokter atau perawat akan menulis resep pada status pasien. Kemudian dokter atau perawat akan membuat laporan.

Gambar 4.3 Permintaan Data Pasien

Gambar 4.3 menjelaskan bahwa kegiatan permintaan data pasien oleh bagian pemeriksaan dan bagian Askes kepada database. Jika sebelumnya bagian Askes dan atau bagian pemeriksaan perlu menunggu bagian rekam medik untuk membuat data pasien maka dengan adanya database, bagian pemeriksaan dan bagian Askes dapat mengecek langsung pada database yang sebelumnya telah diinput oleh bagian rekam medik.

Gambar 4.4 Kegiatan pengimputan dari bagian pemriksaan

Gambar 4.4 menjelaskan bahwa bagian pemeriksaan melakukan pengimputan data pasien dan hasil pemeriksaan kedalam database. Data yang di inputkan akan berguna ketika dilain waktu diperlukan sehingga tidak perlu melalui bagian rekam medik tetapi dapat melalui database.

 

Gambar 4.5 Kegiatan pengimputan dari bagian Askes

Gambar 4.5 menjelaskan bahwa bagian Askes melakukan pengimputan data pasien Askes, Jamkesmas, Jamkesda, Jampersal dan data rujukan kedalam database. Data yang diinputkan akan berguna ketika dilain waktu diperlukan sehingga tidak perlu melalui bagian rekam medik tetapi dapat melalui database.

4.2  Tahapan Keluaran

Sterategi sistem informasi bisnis, adapun perancangan aplikasi yang diusulkan pada Puskesmas Sungai Duri Bengkayang adalah mencakup fitur antara lain :

a.       Bagian rekam medik, server harus berada pada bagian rekam medik untuk menghindari adanya adanya manipulasi data oleh pihak yang tidak bertanggung jawab dan memudahkan perawatan (maintenance). Bagian rekam medik 1 dan bagian rekam medik 2 berada pada loket berfungsi untuk pemasukkan data pasien dan membuat status pasien yang akan di jadikan acuan untuk nomor urut pasien yang akan diperiksa. Printer pada bagian rekam medik berfungsi untuk mengambil data yang sewaktu-waktu diperlukan.

b.      Bagian pemeriksaan 1 dan bagian pemeriksaan 2

Adanya sistem integrasi bagian pemeriksaan akan langsung mendapatkan data pasien dari bagian rekam medik dan mengetahui tentang riwayat pasien. Hal ini memudahkan dalam melakukan pemeriksaan kepada pasien sehingga bagian rekam medik tidak perlu lagi mendatangi bagian rekam medik untuk mendapatkan rekam medis pasien. Printer pada bagian pemeriksaan berfungsi untuk mengambil data yang sewaktu-waktu diperlukan.

c.       Bagian askes dan jamkesda dan bagian  jamkesmas dan jampersal

Komputer askes dan jamkesda berada pada loket berfungsi untuk pemasukkan data pasien yang menggunakan kartu askes dan jamkesda dan membuat status pasien yang akan di jadikan acuan untuk nomor urut pasien yang akan diperiksa.

Komputer jamkesmas dan jampersal juga berada pada loket berfungsi untuk pemasukkan data pasien yang menggunakan kartu jamkesmas dan jampersal dan membuat status pasien yang akan di jadikan acuan untuk nomor urut pasien yang akan diperiksa. Printer pada bagian askes, jamkesmas, jampersal, dan jamkesda berfungsi untuk mengambil data yang sewaktu-waktu diperlukan untuk membuat laporan.

Sterategi teknologi informasi yaitu mengusulkan arsitektur jaringan, jaringan komunikasin data, dan dukungan perangkat lunak. Arsitektur jaringan yang diusulkan Arsitektur jaringan yang akan diusulkan adalah arsitektur Clien/server. Clien/Server adalah arsitektur jaringan yang memisahkan clien (biasanya aplikasi yang menggunakan GUI) dengan server. Masing-masing clien dapat meminta data atau informasi dari server. Topologi yang digunakan adalah Topologi Tree atau juga disebut sebagai topologi jaringan bertingkat adalah kombinasi karakteristik antara topologi star dan topologi bus.

 

Gambar 4.6 Arsitektur Jaringan yang di usulkan

Jaringan komunikasi data yang diusulkan, pada saat ini jaringan komunikasi data pada Puskesmas belum cukup untuk mendukung pengembangan informasi.Oleh sebab itu diusulkan agar Puskesmas menggunakan Local Area Network (LAN).

Tabel 5.1

Tabel Spesifikasi Perangkat LAN Usulan

Nama	Spesifikasi
LAN Switch	Switching Capacity 3.2 Gb/s Port 24 x 10/100 BaseT ports, IEEE 802.3/802.3u Max MAC addresses 4,000 Auto-negotiation All ports, for speed, duplex mode and control Auto MDI/MDIX all ports
LAN Cables & Connectors	Tipe Kategori 5 cabling system Connectors RJ 45 Connecto
Fax Modem	Connectivity Technology Wired Device type pax /Modem Max Transfer Rate 56 kbps

Dukungan perangkat lunak yang diusulkan, perangkat lunak yang diterapkan pada jaringan komunikasi yang diusulkan adalah sebagai berikut:

Tabel 5.1

Tabel Dukungan Perangkat Lunak Yang Diusulkan

Perangkat Lunak	Fungsi
Win Proxy	Sebagai internet connection sharing yang mengatur PC mana saja yang berhak untuk mengakses internet.
Microsoft Windows XP	Sebagaioperating sistem.
Mozilla Firefox	Program khusus untuk menjalankan aktivitas yang berhubungan dengan internet.
Microsoft Access	Merupakan program aplikasi pengolahan database.
Microsoft Excel	Merupakan program aplikasi perhitungan dan pembuatan table dengan menggunakan formula dan fungsinya.
Microsoft Power Point	Merupakan program grafis khusus untuk menghasilkan presentasi bisnis secara efektif.
Microsoft SQL Server	Merupakan program aplikasi pengolahan database.
Firewall	Proteksi jaringan terhadap adanya penyadapan ataupun penyusupan dari pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab.
Tune Up Utillities	Sebagai software pendukung dalam pemeliharaan sistem dan mengoptimalkan kerja sebuah komputer.
Avast	sebagai program anti virus dengan fitur lengkap yang dapat mendeteksi dan menghapus virus dari komputer.

Sterategi manajemen sistem informasi dan teknologi informasi yaitu perlunya dukungan sumberdaya manusia yang terampil. Pembekalan pengetahuan teknologi informasi akan diberikan puskesmas dengan berbagai pelatihan dan seminar sehingga dapat mewujudkan Puskesmas Sungai Duri Bengkayang menjadi pemimpin pasar dalam memberikan pelayanan yang baik.

5        KESIMPULAN

Berdasarkan hasil dan pembahasan penelitian maka dapat disimpulkan bahwa seluruh unit yang ada pada Puskesmas Sungai Duri Bengkayang dapat menjalankan proses bisnisnya dengan memerlukan dukungan data, informasi dan sistem informasi yang terintegrasi, akurat dan efektif. Perencanaan sistem integrasi proses bisnis dengan dukungan sistem informasi pada Puskesmas Sungai Duri Bengkayang  akan membantu dalam kegiatan operasional Puskesmas dengan adanya satu database sehingga bagian-bagian kerja dapat memperoleh informasi yang tepat dalam waktu yang singkat. Agar sistem dapat berjalan dengan baik, maka perlu dukungan sumberdaya manusia yang terampil. Pembekalan pengetahu-an teknologi informasi akan diberikan puskesmas dengan berbagai pelatihan dan seminar sehingga dapat mewujudkan Puskesmas Sungai Duri Bengkayang menjadi pemimpin pasar dalam memberikan pelayanan yang baik.

DAFTAR PUSTAKA

Indrajit & Djokopranoto. 2002. Konsep Manajemen Supply Chain. Jakarta : Dinastindo.

Monk, Ellen & Bret Wagner., 2009 Enterprise Resource Planning. South-Western: Divicion of Thomson Learning.

Ward, John and Joe Peppard., 2002, Strategic Planning for Information Systems, John Willey & Sons, Ltd, England.

Author : Nella Sagita

Share this

Related Posts